Orde in je mailbox

JORIEKE – Een goed georganiseerde mailbox, daar maak je me blij mee. Twintig onbeantwoorde mails in m’n inbox? Dat laat ik me niet zomaar gebeuren. Mijn inbox moet leeg zijn. Volledig. Ik hoor je denken, jij zit dan vast dagelijks lange tijd achter de computer om je mails te beantwoorden. Welnee! Het draait allemaal om overzicht – overzicht – overzicht. Maar hoe?

inboxWe Heart It / jonel napper

Nu hou ik sowieso van orde en alles goed georganiseerd hebben, dus dat dat voortvloeit in mijn mailbox is waarschijnlijk aard van ’t beestje. Het liefst is mijn mailbox dus leeg en weet ik precies welke mails nog om een actie vragen en welke mails ik alleen ter kennisgeving heb ontvangen. Nu ontvang ik geen honderden mails per dag, maar ook op mijn werkmail gebruik ik deze techniek.

Dit is het bericht wat me ertoe aanzette, van Cynthia Schultz. Klik! Zij beschrijft de techniek Inbox Zero, over hoe je kunt zorgen dat je mailbox leeg is. Als je ook graag orde wilt scheppen in je mailbox, lees dan vooral haar fijne artikel. Veel trucs die ze noemt gebruikte ik al, maar dit artikel spoorde me aan om alles eens goed onder de loep te nemen.

Dit is hoe ik het aanpakte:

Mijn inbox leeg krijgen

  • Mijn inbox zat vol. Bommetje vol. Honderden berichten achter elkaar. Ik maakte al gebruik van mappen, maar niet heel consequent. Ik ben door mijn mails gaan spitten en ben gaan opschrijven welke mappen ik nodig heb en extra moest aanmaken, om elke mail een plek te kunnen geven. Daar ontstonden elf mappen uit, variërend van administratie tot reizen tot familie tot een blog van melk en honing.
  • Ik maak gebruik van Gmail. In je instellingen kun je kiezen welke mappen zichtbaar zijn aan de linkerkant en welke mappen onzichtbaar mogen zijn. Vind ik fijn, want ik wil alleen de mappen die ik veel gebruik snel aan kunnen klikken. Ik verwacht dat andere mailprogramma’s ook wel die optie hebben.
  • Ik ben mezelf gaan afmelden van reclamemails. Onderaan zo’n mail staat meestal in het klein een link om je te kunnen afmelden. Hoppa, gewoon doen. Tenzij je bepaalde mails echt graag wil krijgen, maar ik heb dat niet.
  • En dan komt de klus die veel tijd in beslag neemt: alle mails uit je inbox categoriseren. Alles, maar dan ook echt alles. Dit kost even tijd, maar ik had snel de slag te pakken waardoor het almaar makkelijker ging. Lekker een muziekje opzetten, of een luisterverhaal, en je hebt je er zo doorheen geploeterd.
  • Dan is er nog één belangrijke map die ik 1. To Do heb genoemd. Het cijfer heb ik ervoor gezet zodat deze map bovenaan in de lijst van alle mappen staat.  Naar deze map categoriseer je de mails die om een actie vragen. Bijvoorbeeld een gezellig klets mailtje van vriendinnen die je nog moet beantwoorden, of een mail met hoeveel geld je nog moet overmaken voor die ene lunch. Of een mail met data die je in je agenda moet schrijven. Enzovoorts!

 Mijn inbox leeg houden

  • Zodra ik een mail lees die ik in mijn inbox heb ontvangen, onderneem ik direct actie. Als het een mailtje ter kennisgeving is, dan zet ik hem direct in de map waar hij thuis hoort. Hoppatee! Als de mail om een actie vraagt, zet ik hem in de map To Do. Als je dit goed bijhoudt, gewoon steeds bij elk mailtje, kost dat bijna geen tijd. En je inbox, die blijft zo helemaal leeg. Heerlijk!
  • De to do map ga ik twee keer per week af. Dan maak ik er tijd voor vrij om de mails te beantwoorden en/of de acties te doen die eruit voortkomen. Natuurlijk is er wel eens een mailtje dat direct om een actie vraagt, dus dat doe ik dan wel meteen. Maar de praktijk laat me zien dat twee keer per week (woensdags en in het weekend) mijn mail beantwoorden voldoende is. En de echt dringende zaken, die komen voornamelijk via andere communicatiekanalen binnen. Bij mij in ieder geval.

Bij mij werkt het heel goed. Het zorgt voor overzicht en rust. Ik weet dat als ik de map To Do weer heb leeggemaakt, ik bij ben. Soms zijn dat maar drie mailtjes, soms zijn het er vijftien of meer. Maar ik hoef niet meer te spitten in mijn inbox of er nog ergens mails zitten verscholen waar ik al-lang een reactie op had moeten geven. Gewoon, twee keer per week, zo simpel is dat. Ook op mijn werkmail pas ik deze techniek toe, al kijk ik daar elke dag een keer in mijn To Do map. De frequentie van het verwerken moet je dus zelf even uitvinden, ook afhankelijk van het aantal mails dat je ontvangt. Ik word in ieder geval heel erg blij van het overzicht wat hierdoor ontstaat en dat ik precies op een rijtje heb welke zaken lopen en wat ik nog moet doen.

Het is woensdag, dus ik duik zo in mijn to do mail. Vriendinnen die nog op een antwoord wachten… ’t komt eraan! 😉

 

 

Een gedachte over “Orde in je mailbox

  1. Laurie

    Ja ja ja, voor iedereen die dit leest: het werkt fantastisch. Toen Jorieke hier aan mij over vertelde, ben ik het gelijk gaan doen. Ik was zo’n draak met mailen! En nu is het in mijn hoofd in ieder geval al tienmiljoen keer rustiger. HEERLIJK!

    Reageren

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Verplichte velden zijn gemarkeerd met *